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- Dokumenten-KI arbeitet in fünf Schritten: Eingang, Klassifikation, Extraktion, Prüfung, Übergabe ans ERP.
- OCR liest Zeichen; erst die KI-Extraktion versteht, welches Feld eine Rechnungsnummer, ein Betrag oder eine Position ist.
- Jedes extrahierte Feld bekommt einen Sicherheitswert – darunter geht der Beleg in die Vier-Augen-Prüfung, nicht ins ERP.
- Typische Fehlerquellen sind Mehrseiter, Positionstabellen, Handschrift und Belege mit mehreren Dokumenten in einer Datei.
- Voraussetzung ist kein perfekter Scan, sondern eine Schnittstelle ins ERP und klare Regeln, wer was freigibt.
Der Ablauf: Vom Posteingang bis zur Buchung
Eine Dokumenten-KI verarbeitet Rechnungen und Lieferscheine in einer festen Kette aus fünf Schritten, und jeder Schritt hat eine eigene Aufgabe. Erstens der Eingang: Belege kommen als E-Mail-Anhang, Scan oder Upload an und werden in einem Eingangskorb gesammelt. Zweitens die Klassifikation: Das System erkennt, ob es sich um eine Rechnung, einen Lieferschein, eine Gutschrift oder etwas anderes handelt, und trennt zusammenhängende Scans in einzelne Dokumente. Drittens die Extraktion: Die relevanten Felder werden ausgelesen – Lieferant, Belegnummer, Datum, Beträge, Steuersätze, Positionen, Bestellbezug. Viertens die Prüfung: Werte werden gegen Stammdaten und Bestellungen abgeglichen, unsichere Felder landen bei einem Menschen. Fünftens die Übergabe: Der geprüfte Datensatz geht per Schnittstelle ins ERP oder DMS, der Beleg wird archiviert.
Wichtig für die Planung: Die Schritte eins, vier und fünf sind klassische Workflow-Arbeit. Die KI steckt in Schritt zwei und drei. Wer das trennt, kann jede Stufe einzeln testen und austauschen.
OCR oder KI-Extraktion: Wo der Unterschied liegt
OCR wandelt Pixel in Zeichen um; KI-Extraktion ordnet diesen Zeichen eine Bedeutung zu. Eine klassische OCR liefert Ihnen den Text „Rechnungs-Nr. 2026-4471" als Zeichenkette – sie weiß nicht, dass das die Belegnummer ist. Regelbasierte Systeme lösen das mit Vorlagen je Lieferant: Position auf der Seite, Schlüsselwort davor. Das funktioniert, solange der Lieferant sein Layout nicht ändert.
Eine Extraktion mit Sprachmodell liest das Dokument wie ein Sachbearbeiter: Sie versteht, dass „Betrag netto", „Zwischensumme" und „Summe ohne USt." dasselbe meinen, dass ein Lieferschein keine Beträge, aber Mengen und Chargen enthält, und dass eine Tabelle mit sieben Spalten die Positionen sind. Layoutänderungen und neue Lieferanten brauchen keine neue Vorlage. Der Preis dafür: Das Modell kann sich plausibel irren – deshalb ist die Prüfstufe kein Zusatz, sondern Teil der Lösung.
Die Prüfstufe: Sicherheitswerte und Vier-Augen-Prinzip
Jedes extrahierte Feld bekommt einen Sicherheitswert, und der entscheidet, ob ein Mensch hinschaut. Liegt die Sicherheit bei Lieferant, Betrag und Belegnummer über einer von Ihnen festgelegten Schwelle und stimmt der Betrag mit der Bestellung überein, kann der Beleg automatisch weitergehen. Fällt ein Feld darunter – etwa weil ein Stempel über dem Betrag liegt – wird genau dieses Feld zur Korrektur vorgelegt, nicht der ganze Beleg neu erfasst.
Bewährt haben sich drei Regeln: Beträge über einer Grenze gehen immer in die Vier-Augen-Prüfung, egal wie sicher das Modell ist. Neue Lieferanten werden in den ersten Wochen vollständig geprüft. Und jede manuelle Korrektur wird gespeichert, damit sich erkennen lässt, bei welchen Belegtypen das System systematisch danebenliegt. Konkrete Trefferquoten lassen sich nur mit Ihren eigenen Belegen ermitteln – Zahlen aus Prospekten sagen wenig über Ihren Posteingang.
Typische Fehlerquellen bei Rechnungen und Lieferscheinen
- Mehrseitige Belege: Positionen laufen über Seiten, die Summe steht erst am Ende, Seite zwei wurde verkehrt herum gescannt.
- Positionstabellen: Rabattzeilen, Zwischensummen und Textzeilen innerhalb der Tabelle werden als Positionen gelesen.
- Mehrere Dokumente in einer Datei: Rechnung und Lieferschein im selben Scan, ohne Trennblatt.
- Handschrift: Handschriftliche Mengenkorrekturen auf Lieferscheinen und Unterschriften über Zahlen.
- Fehlender Bestellbezug: Keine Bestellnummer auf dem Beleg, Abgleich mit dem ERP schlägt fehl.
- Steuerfälle: Mehrere Steuersätze auf einem Beleg, innergemeinschaftliche Lieferungen, Reverse Charge.
- Bildqualität: Faxe, Fotos vom Handy, Thermopapier.
Keiner dieser Fälle ist ein Ausschlusskriterium. Entscheidend ist, dass er erkannt und an einen Menschen gegeben wird, statt still falsch gebucht zu werden.
Voraussetzungen im Unternehmen
Die Technik ist selten der Engpass – die Voraussetzungen liegen im Prozess. Sie brauchen einen definierten Eingangskanal (ein Postfach, ein Scanordner, nicht fünf), eine Schnittstelle in Ihr ERP oder DMS, gepflegte Lieferantenstammdaten und eine Person, die die Prüfkorb-Fälle am Tag ihres Eingangs bearbeitet. Außerdem eine Entscheidung, wo die Belege verarbeitet werden – die Datenschutzfragen dazu haben wir im Ratgeber KI und Datenschutz zusammengefasst. Mit 200 bis 300 echten Belegen aus den letzten Monaten lässt sich vor dem Start prüfen, wie das System mit Ihrem Posteingang zurechtkommt.
Häufige Fragen (FAQ)
Funktioniert Dokumenten-KI auch ohne gute Scans?
Ja, mit Grenzen. Fotos und Faxe werden meist korrekt klassifiziert, aber die Extraktion liefert niedrigere Sicherheitswerte und damit mehr Prüffälle. Ein sauberer Scanprozess senkt den Prüfaufwand deutlich.
Muss das System pro Lieferant eingerichtet werden?
Bei vorlagenbasierten Systemen ja, bei Extraktion mit Sprachmodell nein. Neue Lieferanten laufen direkt mit, sollten aber in den ersten Wochen vollständig geprüft werden.
Was passiert mit Belegen, die das System nicht versteht?
Sie landen im Prüfkorb mit dem Hinweis, welches Feld unsicher ist. Nichts geht ohne Freigabe ins ERP, wenn die Schwellen unterschritten werden.
Lassen sich Lieferscheine mit Bestellungen abgleichen?
Ja, wenn die Bestellnummer auf dem Lieferschein steht oder sich über Lieferant und Artikel ermitteln lässt. Der Abgleich von Mengen gegen die Bestellung ist einer der größten Nutzen der Lösung.
Wie eine solche Belegverarbeitung in Ihr ERP eingebunden wird, beschreiben wir unter Dokumentenmanagement. Für einen Test mit Ihren eigenen Belegen sprechen Sie uns über Kontakt an.