IDP – Intelligentes Dokumentenmanagement

Das System verarbeitet, versteht und strukturiert eingehende Dokumente automatisiert.

Wenn Dokumente manuell bearbietet werden

In vielen Unternehmen entstehen täglich hohe Dokumentenvolumina: Rechnungen, Verträge, Formulare, Nachweise, Protokolle oder E-Mails mit Anhängen. Diese Dokumente werden häufig manuell geöffnet, geprüft, klassifiziert und in bestehende Systeme übertragen.

Dieser Prozess ist zeitintensiv, fehleranfällig und nicht skalierbar. Besonders bei strukturell ähnlichen Dokumenttypen wiederholen sich Arbeitsschritte kontinuierlich. Gleichzeitig steigt die Erwartung an schnelle Verarbeitung und transparente Ablage. Das strukturelle Problem lautet: Dokumente enthalten strukturierte Informationen, werden aber unstrukturiert verarbeitet. Die Folge sind Medienbrüche, manuelle Dateneingaben und unnötige Prozesskosten.

IDP (Intelligent Document Processing) automatisiert das Verstehen, Klassifizieren und Weiterverarbeiten eingehender Dokumente. Das System analysiert Inhalte unabhängig vom Format – ob PDF, Scan, E-Mail-Anhang oder Formular – und extrahiert relevante Informationen kontextbezogen.

LÖSUNG

Intelligente Dokumenten-
verarbeitung

Dabei erkennt die KI Dokumententypen, identifiziert Schlüsselinformationen wie Beträge, Vertragsnummern, Fristen oder Absender und gleicht diese mit bestehenden Systemdaten ab. Die extrahierten Inhalte werden strukturiert aufbereitet und direkt an angebundene ERP-, CRM- oder Dokumentenmanagementsysteme übergeben.

Wiederkehrende Dokumentarten können vollständig automatisiert verarbeitet werden. Bei unklaren oder sensiblen Fällen erfolgt eine definierte Übergabe an verantwortliche Mitarbeitende – inklusive Vorstrukturierung und Markierung relevanter Inhalte.

IDP ersetzt keine fachliche Prüfung, sondern reduziert manuelle Lese-, Sortier- und Übertragungstätigkeiten signifikant. Das Ergebnis ist ein skalierbarer Dokumentenprozess mit hoher Konsistenz und Nachvollziehbarkeit.

70%+

automatisierte Dokumentenklassifizierung:
‍Strukturell wiederkehrende Dokumenttypen können weitgehend automatisiert erkannt und zugeordnet werden.

80%

bis zu 80 % weniger manuelle Dateneingaben: Relevante Inhalte werden extrahiert und direkt in Zielsysteme übertragen.

<60sec.

Deutlich reduzierte Bearbeitungszeiten: Dokumente werden innerhalb von Sekunden analysiert und strukturiert weiterverarbeitet.

Einfache Integration

IDP wird direkt in bestehende Dokumenten- und Prozesslandschaften integriert. Über standardisierte Schnittstellen verarbeitet das System Dokumente aus E-Mail-Postfächern, Upload-Portalen, Scanstrecken oder Cloud-Speichern. Die extrahierten Daten werden strukturiert an angebundene ERP-, CRM-, Buchhaltungs- oder DMS-Systeme übergeben. Dabei bleibt die Datenhoheit im Unternehmen. Alle Verarbeitungsschritte sind protokollierbar und nachvollziehbar.

Vor der Einführung werden relevante Dokumenttypen identifiziert und Extraktionslogiken definiert. Anschließend wird das System mit realen Dokumenten trainiert und validiert. Nach der Live-Schaltung erfolgt eine kontinuierliche Optimierung auf Basis tatsächlicher Verarbeitungsergebnisse. Das Ergebnis ist kein reines OCR-Tool, sondern eine integrierte, lernfähige Dokumenteninstanz innerhalb Ihrer Systemarchitektur.

FAQ