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Kurz gesagt: Der Bewertungsbogen führt in drei Schritten zur Entscheidung zwischen Standardtool, Mischform und eigener KI-Lösung: acht Kriterien mit 1 bis 5 Punkten bewerten, optional gewichten, Mittelwert bilden und zwei K.-o.-Kriterien prüfen. Das PDF ist ausfüllbar und wird direkt heruntergeladen – ohne Formular.
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Was in der Vorlage steht
- Kopf: Felder für Prozess, Bewertende und Datum.
- Bewertungsskala: 1 = spricht klar für ein Standardtool, 5 = spricht klar für eine eigene Lösung; Gewicht 1 bis 3.
- Acht Kriterien mit Leitfrage und Skalenenden: Prozess-Standardisierung, Integrationstiefe, Datenhoheit, Volumen, Änderungsrate, Abhängigkeit/Wechselfähigkeit, interne Kompetenz und Betrieb, Zeit bis zum Einsatz.
- Ausfüllbare Felder für Punkte, Gewicht und gewichtete Punkte je Kriterium sowie Summenzeile.
- Auswertung: Mittelwert berechnen, Einordnung unter 2,5 / 2,5 bis 3,5 / über 3,5 mit jeweils nächstem Schritt.
- K.-o.-Kriterien: Checkboxen für Datenhoheit und Abhängigkeit, die den Mittelwert überstimmen.
- Ergebnis und Begründung: Ankreuzfelder für die Entscheidung, Freitextfeld für offene Fragen.
- Drei-Jahres-Vergleich (optional): Tabelle für Lizenz- und Entwicklungskosten je Jahr – nur mit vorliegenden Angeboten ausfüllen.
So nutzen Sie die Vorlage
- Einen konkreten Prozess wählen, nicht „KI im Unternehmen“. Je enger der Prozess, desto klarer das Ergebnis.
- Den Bogen zu zweit oder zu dritt ausfüllen – Fachbereich und IT getrennt, dann Abweichungen besprechen. Abweichungen von zwei und mehr Punkten sind die eigentliche Erkenntnis.
- Gewichte nur setzen, wenn ein Kriterium wirklich entscheidend ist. Wer alles mit 3 gewichtet, hat nicht gewichtet.
- Mittelwert einordnen, dann die beiden K.-o.-Kriterien prüfen. Sie können das Ergebnis kippen.
- Begründung in das Freitextfeld schreiben. In sechs Monaten will niemand mehr wissen, warum entschieden wurde – der Bogen beantwortet das.
Häufige Fragen
Warum gibt es keine Punktegrenze, ab der die Entscheidung feststeht?
Weil Datenhoheit und Abhängigkeit sich nicht gegen Volumen aufrechnen lassen. Der Mittelwert ordnet ein, die K.-o.-Kriterien entscheiden im Zweifel.
Für welche Prozesse eignet sich der Bogen?
Für jeden abgegrenzten Prozess, bei dem eine KI-gestützte Lösung im Raum steht: Belegverarbeitung, Anfragenbearbeitung, Angebotskalkulation, Wissenssuche. Für Grundsatzfragen ohne konkreten Prozess ist er nicht gedacht.
Werden meine Eingaben übertragen?
Nein. Das PDF wird heruntergeladen und lokal ausgefüllt; es gibt kein Formular und keine Rückmeldung an uns.
Die Kriterien im Detail und die typischen Fehlentscheidungen erklärt der Ratgeber Standardtool oder eigene Lösung. Welche Einstiegsmöglichkeiten es bei uns gibt, zeigen die Pakete und Preise – Fragen zum Ergebnis Ihres Bogens über Kontakt. Der Bogen ersetzt keine Beratung und keine Rechtsprüfung.