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Kurz gesagt: Die Vorlage liefert eine vollständige KI-Nutzungsrichtlinie als Textbausteine mit Platzhaltern – zehn Abschnitte, ausfüllbare Felder für Verantwortliche, Version und Datum, Checkboxen für Tool-Freigaben und Kennzeichnungsfälle. Sie laden das PDF direkt herunter, ohne Formular und ohne Registrierung.
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Was in der Vorlage steht
- Kopf: Felder für Unternehmen, verantwortliche Person, Vertretung, Datenschutzbeauftragte, Gültig ab, Version, nächste Überprüfung.
- 1. Geltungsbereich: Beschäftigte, Aushilfen, externe Dienstleister, dienstliche und private Geräte.
- 2. Begriffe: Was ein KI-Werkzeug ist – auch eingebaute Funktionen in Office, Browser und Smartphone.
- 3. Freigegebene Werkzeuge: Tabelle mit sechs Zeilen für Werkzeug, Zweck, AVV-Checkbox, maximale Datenklasse und Freigabe.
- 4. Verbotene Nutzung: Fünf Standardverbote plus Freitextfeld für betriebsspezifische Regeln.
- 5. Datenklassen: Öffentlich, intern, vertraulich/personenbezogen – mit Beispielen und zulässigen Werkzeugkategorien.
- 6. Prüfpflicht: KI-Ergebnisse sind Entwürfe; Feld für die Freigabeschwelle.
- 7. Kennzeichnung: Checkboxen für automatisierte Antworten, generierte Bilder, Auswertungen an Dritte.
- 8. Verantwortliche und Meldewege: Felder für Meldestelle und Meldefrist.
- 9. Schulung und 10. Überarbeitung: Turnus-Checkboxen, Beteiligung von Datenschutz und Betriebsrat, Unterschriftsfeld, Änderungshistorie.
So nutzen Sie die Vorlage
- PDF herunterladen und in einem PDF-Programm mit Formularunterstützung öffnen (Adobe Reader, Vorschau, Browser). Die Felder werden nur lokal in Ihrer Datei gespeichert.
- Platzhalter [Firma] und [Name] ersetzen, nicht zutreffende Sätze streichen – etwa die Regel für private Geräte, wenn es keine gibt.
- Abschnitt 3 ausfüllen: Nur Werkzeuge eintragen, für die ein Vertrag vorliegt oder die ausdrücklich ohne Firmendaten genutzt werden.
- Abschnitt 5 um eigene Beispiele ergänzen, damit Mitarbeiter ihre Alltagsfälle wiedererkennen.
- Entwurf mit Datenschutzbeauftragten und – soweit vorhanden – Betriebsrat abstimmen, dann mit einer kurzen Schulung einführen.
Häufige Fragen
Ist die Vorlage rechtlich geprüft?
Nein. Sie ist ein Textbaustein-Muster aus der Beratungspraxis, keine Rechtsberatung. Welche Pflichten für Ihren Betrieb gelten, klären Datenschutzbeauftragte oder eine Rechtsberatung.
Kann ich die Vorlage als Word-Datei bekommen?
Die Vorlage wird als ausfüllbares PDF bereitgestellt. Wenn Sie die Texte in ein eigenes Dokument übernehmen möchten, lassen sie sich aus dem PDF kopieren.
Muss ich alle zehn Abschnitte verwenden?
Nein, aber Geltungsbereich, freigegebene Werkzeuge, Datenklassen und Prüfpflicht sollten nicht fehlen. Die übrigen Abschnitte können Sie kürzen.
Den Hintergrund zu jedem Abschnitt erklärt der Ratgeber KI-Nutzungsrichtlinie im Unternehmen. Welche Systeme sich für vertrauliche Daten freigeben lassen, zeigen wir unter KI-Prozessautomatisierung – Fragen dazu über Kontakt.